Für viele Dienstleistungsunternehmen ist Projektmanagement eine Kernkompetenz. Oftmals gibt es in einem Unternehmen jedoch höchst unterschiedliche Projekte.  Um diese abzubilden, wünschen sich die einzelnen Abteilungen oft eine eigene, spezifische Projektmanagement Lösung.

Ein Beispiel aus der Praxis

 

Ein Beispiel:

• Ein großer IT Dienstleister bietet umfassende Beratungen, Software-Entwicklung und Support Leistungen. Jede der einzelnen Abteilungen wünscht sich eine spezialisierte Lösung. Das Beraterteam wünscht sich eine mobile Lösung, um auf Außenterminen alle Projektinformationen einsehen zu können. Zusätzlich soll es möglich sein, die Kundendaten zu pflegen und Zeiten zu erfassen.
• Der Entwicklungsabteilung kommt es hingegen auf ganz andere Bereiche an. Gerade bei der Software-Entwicklung ist es besonders wichtig, Projekte in Teilaufgaben zu zerlegen und diese einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen. Eine wesentliche Funktion ist hier beispielsweise eine Kapazitätsübersicht, um nicht ausgelastete, qualifizierte Mitarbeiter zu identifizieren. Ebenfalls unerlässlich ist ein effektives Projektcontrolling, um bei Abweichungen in den Stundenbudgets und bei drohendem Überschreiten des Zeitplans direkt eingreifen zu können.
• Für Support Leistungen ist ein Ticket System notwendig, mit dem sich Fehlermeldungen verwalten lassen. Auch das Ticket System ist idealerweise mit einer Projektmanagement Lösung verbunden, um eine größtmögliche Transparenz über den aktuellen Status beim Kunden zu gewährleisten und bei Unzufriedenheit sofort gegensteuern zu können.

Viele Wünsche, viele Lösungen?

 

Manche Unternehmen gehen dazu über, für jede Abteilung eine eigene Lösung einzuführen. Dabei geht aber oft Transparenz verloren – insbesondere bei übergreifenden Projekten wie zum Beispiel der Software Implementierung bei einem neuen Kunden müssen alle Daten in drei unterschiedlichen Systemen zur Verfügung stehen. Um manuellen Aufwand zu vermeiden, sind Schnittstellen zwischen den einzelnen Tools erforderlich – in der Praxis ist das oft höchst problematisch.

Viele Wünsche, eine Lösung

 

Die Lösung kann eine branchenneutrale Projektmanagement Lösung darstellen, wie sie beispielsweise die Lösung v.Soft für IT Dienstleister bietet.

Bildquelle: ©vepos.net

Wichtig für die Auswahl ist es, dass alle Abteilungen ihre Wünsche an eine neue Lösung erfassen und diese priorisieren. Das mit der Auswahl betraute Projektteam macht sich auf die Suche nach einem Tool, das die wesentlichen Funktionen erfüllen kann und sich gegebenenfalls um weitere Funktionen erweitern oder anpassen lässt. Ein einheitliches Projekttool für das gesamte Unternehmen ermöglicht eine hohe Transparenz über alle Projekte. Insbesondere für das Projektcontrolling ist es wesentlich, dass abweichende Projekte früh erkannt werden. Das gilt insbesondere für bereichsübergreifende Projekte. Im Idealfall lässt sich für das gesamte Unternehmen eine einzige Software Lösung nutzen. ERP Systeme (Enterprise Resource Planning Software) für Dienstleister sind in der Lage, neben dem alltäglichen Projektgeschäft auch die Bereiche Kundenkommunikation und CRM sowie die Finanzbuchhaltung und alle kaufmännischen Prozesse von der Angebotserstellung über Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung in einer Lösung abzubilden. Dies ermöglicht Unternehmen nicht nur ein leistungsstarkes Projektcontrolling, sondern Transparenz über das gesamte Unternehmen.