Kaffee gehört zum Büroalltag genauso wie der Schreibtisch. Fast alle konsumieren ihn und auch wenn Kunden zu Besuch sind, gehört es sich, einen anbieten zu können. Wann ein Kaffeevollautomat wirklich für Ihre Firma geeignet ist und welche Funktionen er mitbringen sollte, erfahren Sie hier.
Den Bedarf ermitteln
Bevor Sie entscheiden können, nach welchen Maschinen sich die Suche wirklich lohnt, sollten Sie ermitteln, wie hoch der tägliche Kaffeebedarf in Ihrem Unternehmen überhaupt ist. Ob hier nur 3 oder 300 Tassen am Tag produziert werden sollen, entscheidet darüber, ob ein bestimmtes Produkt geeignet ist oder nicht. Eine normale Haushaltsmaschine ist auf 5 bis 6 Tassen täglich ausgelegt. Sie wäre mit der zehn- oder gar zwanzigfachen Menge schlicht überfordert und das Ergebnis wären teure und häufige Reparaturen. Möglicherweise wäre das Mahlwerk außerdem schnell defekt. Großunternehmen ist alleine schon der Organisation wegen die Aufstellung mehrere Kaffeevollautomaten zu empfehlen. Grundsätzlich können 20 bis 30 Personen eine einzige Kaffeemaschine zusammen benutzen, danach wird es aufgrund der Wartezeit am Gerät allerdings zeitlich etwas kritisch und die Maschine wäre im Prinzip im Dauerbetrieb. Bei Kaffee Partner finden Sie Clips rund ums Thema Kaffee und einen großen Überblick über verschiedene Hersteller und Modelle.
Von kostenfrei bis richtig teuer – Was darf’s für die Mitarbeiter sein?
Es ist nicht selbstverständlich, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeiter kostenfreien Kaffee anbietet. Dennoch genießen viele Angestellte jeden Tag den Kaffeegenuss für umsonst. Wer es sich einfach machen möchte, kann natürlich neben der Maschine ein Sparschwein aufstellen und die Mitarbeiter um mehr oder weniger freiwillige Spenden bitten und auf deren Ehrlichkeit vertrauen. So können immerhin die Bohnen finanziert werden und die ein oder andere Reparatur aus der Spendenkasse wäre auch bezahlbar. Dennoch rechnet sich das meist kaum, denn neben den Bohnen fallen auch Tabletten zur Reinigung und Entkalkung kräftig ins Gewicht. Die Anschaffung eines Vollautomaten, der direkt über eine Kasse verfügt und ohne das vorherige Einwerfen von Münzen überhaupt nicht funktioniert, ist verhältnismäßig teuer, kann sich aber lohnen. Zu beachten ist, dass es hierbei häufiger zu Defekten kommen kann, wenn das Münzfach nicht regelmäßig geleert wird. Hiermit müsste also wenigstens eine Person vertraut sein, die ständig erreichbar ist. Idealerweise ist dies eine Aufgabe, die ein Hausmeister wahrnehmen kann. Von selbst funktioniert auch bei diesen Maschinen ansonsten nichts. Bohnen und Wasser möchten regelmäßig aufgefüllt werden, allerdings ist das Fassungsvermögen meist wesentlich größer. Kaffeevollautomaten für den Hausgebrauch haben häufig einen Wassertank, der nur 1 bis 1,2 Liter fasst. Das entspräche nicht mehr als 5 bis 6 Tassen Kaffee bevor dieser wieder befüllt werden muss.
Von „einfach schwarz“ bis hin zu vielen Extrafunktionen
Kaffee kann natürlich einfach nur schwarz aus der Maschine kommen. Wählen kann man in der Firma dann tatsächlich nichts. Das ist grundsätzlich aber gar nicht so verkehrt. Wer Extras wie Milchschaum haben möchte, muss dieses danach zufügen. Wer Mitarbeitern und Kunden allerdings viele Extras wie Cappuccino, Latte Macchiato oder Kakao bieten möchte, muss deutlich tiefer in die Tasche greifen. Ganz schlichte Maschinen, die schwarzen Kaffee oder einfachen Espresso liefern, sind hingegen in ihrer Anschaffung günstiger und meist nicht ganz so anfällig für Reparaturen. Außerdem gibt es Vollautomaten, bei denen der Anwender wählen kann, ob er seinen Kaffee lieber stark oder schwach genießen möchte. Diese Extrafunktionen sind meist gar nicht so teuer, weil so lediglich die Entscheidung getroffen wird, wie viele Bohnen nun gemahlen werden. Auch ein „kleiner“ oder ein „großer“ Kaffee ist keine technische Raffinesse, die viel Geld kostet und kann fast als Standard-Funktion verstanden werden. Extravagant allerdings wird es bei Maschinen, die beim Mahlvorgang noch auf verschiedene Bohnen zurückgreifen oder über ein modernes Touch- und Farbdisplay bedient werden müssen. Aber: je mehr Extras die Maschine hat, desto größer sind auch ihre Außenmaße und desto mehr Platz nimmt sie in der Büroküche in Anspruch.
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